Czy warto przenieść się na e-faktury?

Stosowanie w firmie e-faktur jest bardzo korzystne. Polski rynek nie jest jednak przekonany do formy elektronicznej, a 90% wszystkich wystawianych faktur, stanowią nadal te tradycyjne, w wersji papierowej. Jakie zalety stoją za e-fakturami?

• Po pierwsze, w związku z rozwojem technologii, wystawienie i dostarczenie faktury w formie elektronicznej w znaczny sposób jest szybsze aniżeli papierowe formy. Może wpływać to pozytywnie na płynność finansową firmy. Im szybciej kontrahent dostanie fakturę, tym szybciej ją ureguluje;
• Dzięki e-fakturom, eliminuje się zjawisko przeterminowania dokumentów lub ich niedostarczenia.

  Bardzo często zdarza się, że klienci nie płacą faktur, ponieważ twierdzą, że ich nie dostali. Z jednej strony, może tak być, ale z drugiej – nie zawsze jest możliwość sprawdzenia, czy faktura rzeczywiście trafiła w odpowiednie ręce;

• E-faktury to także źródło sporych oszczędności dla firmy. Nie trzeba ich wystawiać w formie tradycyjnej, a w związku z tym znika konieczność dokupowania sprzętu do drukowania, papieru, druczków, znaczków i innych produktów, koniecznych do realizacji tego zadania. Co więcej, faktury tradycyjne trzeba przesyłać pocztą. W związku z tym znikają płatności za znaczki pocztowe, czy koperty.

  Warto wziąć również pod uwagę czas pracy osoby, która do tej pory była odpowiedzialna za wystawianie i dostarczanie faktur. W czasie w którym musiałaby iść np. na pocztę, mogłaby zająć się innymi zadaniami w firmie;

• Najnowsze przepisy, które stanowią o e-fakturach, zapewniają, że są one dziś na równi z ich papierowymi odpowiednikami. Na e-fakturze znajdują się identyczne elementy, jak na tradycyjnej. Jedyną przeszkodą dla wielu przedsiębiorców może być fakt, że istnieją zasady ich przechowywania, czy zapewnienie o autentyczności.

  Nie są to jednak wymagania, którym nie da się sprostać. Faktury, które spełnią wszystkie ważne wymogi, muszą być zapisane w popularnym formacie PDF, co raczej nie jest skomplikowanym zadaniem;

• Ostatnią, choć zdaniem wielu najważniejszą kwestią w stosowaniu faktur jest ekologia. Coraz powszechniej stosowane działania, zgodne z wolą środowiska, wpływają pozytywnie na wizerunek firmy. Do wystawienia faktur potrzebny jest zarówno papier, ale i energia. W samej Polsce, rocznie wycina się ponad 250 tysięcy drzew, z których później produkowany jest papier jedynie na faktury.

  Warto się nad tym zastanowić.

.